МЕТОДИКА КОЛИЧЕСТВЕННО-КАЧЕСТВЕННОГО УЧЕТА ЗЕРНА И ПРОДУКТОВ ЕГО ПЕРЕРАБОТКИ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ КОЛИЧЕСТВЕННО-КАЧЕСТВЕННОГО УЧЕТА

Введение

Цели и задачи
Основной целью методики ведения количественно-качественного учета является систематизация данных первичного учета и введение единой системы отчетности по поступлению, наличию и отгрузке зерна на предприятиях холдинга.
    Это означает:
-    Ввести единые формы учета, (отраслевые, утвержденные ГХИ, межотраслевые и внутренние) для получения полного объема информации о деятельности предприятий Зернового холдинга;
-    Ввести единый порядок расчетов и вычислений при обработке данных лабораторных анализов и первичного учета для контроля над сохранностью и рациональным использованием зерна, определения изменения массы и качества зерна при хранении и обработке, предупреждения ухудшения качества зерна, обеспечения правильности расчетов за зерно между поставщиками, хранителями и покупателями.
-    Наиболее эффективно эти задачи можно решить с помощью введения комплексной автоматизации количественно-качественного учета.  

Общие положения

Разрабатываемая методика определяет возможности оперативного предоставления отчетности по количественно-качественному учету производственными предприятиями.
•    Оформление операций  и количественно-качественный учет зерна на предприятиях осуществляется в соответствии с приказом Государственной хлебной инспекции Российской Федерации № 29 от 08.04.02. «Об утверждении порядка учета зерна и продуктов его переработки».
•    Количественно-качественный учет ведется по формам первичных учетных документов трех уровней:
-    унифицированные, утверждаемые Государственным комитетом РФ по статистике;
-    отраслевые формы, утверждаемые ГХИ при правительстве РФ;
-    формы, утверждаемые организациями в связи со спецификой их деятельности, не предусмотренной унифицированными и отраслевыми формами.  
•    Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным – непосредственно по  окончании операции.
•    Для контроля и упорядочения обработки данных на основе первичных доку-ментов составляются сводные учетные документы (реестры, ведомости, журналы количественно-качественного учета и т.д.).
•    В настоящих методических рекомендациях приводятся формы  количественно-качественного учета, необходимые для отражения движения зерновых потоков на хлебоприемных предприятиях от поступления зерна через обработку и хранение к отгрузке.

Основные функциональные блоки ККУ

Разработка и утверждение типового договора
Разработка и утверждение типового договора на оказание комплекса услуг по при-емке, сушке, очистке, подработке и отпуску зерна и продуктов его переработки включает:
-    Проект типового договора разрабатывают и представляют на рассмотрение юридические службы предприятий в Дирекцию по производству и экономике с визой генерального директора и главного бухгалтера.
-    Срок предоставления – до 1 июня  в период, предшествующий началу сезона заготовки нового урожая.
-    Директор по производству и экономике  после рассмотрения передает проекты договоров предприятий в юридический и финансовый департаменты для формирования единого формата договора на  оказание услуг предприятиями.
-    После утверждения единого формата договора на оказание услуг предприятиями Директор по производству и экономике доводит формат типового договора до руководителей предприятий.

Формирование и утверждение Приложения к договору

Формирование и утверждение Приложения к договору «Расценки за оказываемые услуги на сезон заготовки нового урожая»

• -    Проект «Приложение» предоставляется в сроки, установленные для предоставления проекта договора с указанием предполагаемых расценок на новый сезон в сравнение с расценками предприятий- конкурентов, осуществляющих аналогичный вид деятельности  и расположенных в аналогичном регионе.
• -    В случае необходимости внесения изменений в отдельные статьи затрат предприятия предоставляют два варианта Калькуляций с анализом отклонений и обоснованием по предоставленным изменениям.
• -     Рассмотрение и корректировка Приложения осуществляется в индивидуальном порядке по каждому предприятию специалистами  финансово-экономической службы Дирекции по производству и экономике на предмет соответствия  предоставленных расчетов Бизнес-программе развития предприятия на сезон.
• -    После проверки Приложения и формирования окончательного варианта, Приложения передаются специалистами Директору на рассмотрение и согласование.
• -    После утверждения Приложения на оказание услуг предприятиями Директор по производству и экономике доводит «Приложение к договору «Расценки за оказываемые услуги на сезон заготовки нового урожая»»  до руководителей предприятий.

Заключение договора на хранение зерна.

Договор на услуги элеватора оформляется в коммерческом отделе  до фактического поступления зерна на элеватор. Во время приемки урожая в ночное время представитель клиента – собственника зерна, оформляет договор в коммерческом отделе на следующее утро (не позднее 12 часов дня).
Специалист коммерческого отдела ведет учет подписанных договоров, на основании которого составляет «Перечень поклажедателей», следит за правильностью и полнотой заполнения бланков договоров, хранит экземпляры договоров, принадлежащие элеватору.
Обязательными реквизитами договора являются:

• -    полное наименование предприятия
• -    Ф.И.О. руководителя
• -    нормативный документ, на основании которого предприятие осуществляет деятельность
• -    юридический и фактический адреса предприятия
• -    банковские реквизиты
• -    культура
• -    стоимость услуг элеватора (тарифная группа)
• -    печати и подписи обеих сторон.

В процессе заключения договора сотрудником коммерческого отдела (Юристом)  регистрируется новый элемент справочника «Контрагенты». Одним из полей справочника является поле «Тариф» в котором указывается группа тарифов (из справочника «Тарифы») соответствующая данному контрагенту.

Приемка зерна с автотранспорта.

Основным входящим документом при приемке зерна с автотранспорта является товарно-транспортная накладная (ТТН) по форме СП-31, которая поступает вместе с автомобилем. Автомобиль с зерном и сопроводительными документами поступает на визировочную станцию, где осуществляется отбор проб для оценки качества.
Проводятся предварительные анализы на определение:

• -    влажности (при помощи влагомера)
• -    натуры
• -    засоренности (чистое, среднечистое, сорное)
• -    цвета
• -    запаха
• -    зараженности

Далее лаборант помещает пробу в бункер и проводит регистрацию поступившего автомобиля в ПК ККУ. В результате в системе появляется электронный документ ТТН с указанием: даты и времени поступления, наименования контрагента,  наименования культуры, номер автомобиля, предварительная влажность зерна, показатели качества зерна (запах, зараженность), место разгрузки и номер бункера для хранения образца. Данный документ имеет статус «ВИЗИРОВКА» и доступен с рабочего места весовщика (только для указания веса брутто). В конце смены лаборант визировочной станции распечатывает журнал регистрации поступления зерна, включающий все данные о поступивших автомобилях за смену.
После завершения регистрации автомобиль поступает на весовую для взвешивания «брутто». В ПК ККУ на рабочем месте весовщика отображаются все введенные на визировке документы ТТН. В процессе взвешивания весовщик выбирает запись со-ответствующую поступившему автомобилю и регистрирует вес брутто в ПК ККУ. Возможны два варианта регистрации веса:
-    При наличии автоматизированных весов, использующих для определения веса тензодатчики, регистрация веса производится автоматически при нажатии ве-совщиком кнопки «ВЗВЕСИТЬ» в  ПК ККУ, весовщик не имеет права коррек-тировать показания весов.
-    Если весы не оборудованы тензодатчиками, весовщик имеет возможность вносить вес брутто с клавиатуры на основании показаний весов, при этом все остальные поля регистрационной записи ему не доступны. После завершения ввода и сохранения документа поле «Брутто» также блокируется.
По окончании процедуры взвешивания электронному документу ТТН присваивается статус «БРУТТО».  Во время снятия показаний весов во избежание возможных разногласий в определении веса представитель владельца зерна или водитель должны наблюдать за цифровым дисплеем. Весовщик проставляет во всех экземплярах накладной массу брутто автомобиля с зерном, штамп элеватора и свою подпись. На первом экземпляре ТТН проставляется номер записи в весовом журнале. Одновременно с этим в весовой журнал по форме ЗПП-28 заносится:

• -    номер накладной
• -    наименование владельца зерна
• -    номер автомобиля
• -    культура, класс
• -    масса брутто

В ПК ККУ имеется возможность печати весового журнала, но для обеспечения дополнительной надежности имеет смысл заполнять данный журнал вручную и в случае необходимости производить сверку с распечатками из системы.
После разгрузки автомобиль повторно поступает на весовую для взвешивания веса тары. На рабочем месте весовщика отображаются электронные ТТН автомобилей прошедших этапы визировки и взвешивания веса брутто. Весовщик выбирает запись соответствующую данному автомобилю и производит регистрацию веса тары в системе ККУ. Действия весовщика и системы ККУ аналогичны этапу взвешивания брутто. По окончании процедуры взвешивания тары электронной ТТН присваивается статус «НЕТТО» и она окончательно блокируется от изменений, при этом масса нетто принятого зерна автоматически рассчитывается как разность между весом брутто и весом тары. Данные по весу тары и нетто проставляются в соответствующие графы весового журнала. Каждая запись весового журнала визируется весовщиком.
В случае возникновения ошибок во время взвешивания автомобиля при использовании автоматизированной системы ККУ оператором (весовщиком) составляется акт на исправление записи в базе данных системы ККУ, с указанием поля, в котором выявлена ошибка, ошибочного значения, необходимого правильного значения, причины возникновения ошибки, фамилии оператора допустившего ошибку. Акт подписывается оператором, старшим мастером и руководителем  элеватора. Затем в систему ККУ вносится дополнительная запись, изменяющая зарегистрированный вес либо другие данные. Программный комплекс ККУ должен предоставлять возможность печати журнала корректировок для проверки внесенных исправлений в ходе проведения аудита.
При несовпадении массы нетто по данным отправителя и данным элеватора со-ставляется акт на излишки или недостачу массы. Акт выписывается весовщиком из ПК ККУ на основании электронной ТТН (где указан вес по данным весов элеватора) и данных грузоотправителя (вносятся весовщиком при формировании акта из накладной поставщика).  
Акт содержит следующие данные:

• -    дата заполнения
• -    фамилия весовщика
• -    фамилия водителя, доставившего зерно (или представителя владельца зерна, присутствовавшего при взвешивании)
• -    номер автомобиля
• -    культура, класс
• -    номер товаротранспортной накладной
• -    масса брутто-тара-нетто по данным отправителя и получателя
• -    масса излишка и недостачи
• -    подписи весовщика, водителя (представителя владельца зерна) и материально-ответственного лица (старшего мастера производственного участка, сменного мастера)

Акт печатается  в 3 экземплярах. Первый экземпляр прилагается к ТТН, второй ос-тается у грузоотправителя, а третий подшивается весовщиком в папку и хранится на весовой.


Приемка зерна с железнодорожного транспорта
Основными сопроводительными документами при поступлении зерна ЖД транс-портом являются ЖД накладная и удостоверение о качестве зерна, выписанное лабораторией элеватора-отправителя. Взвешивание вагона с зерном проводит мастер погрузо-разгрузочных работ совместно с материально-ответственным лицом (старшим мастером производственного участка, сменным мастером) и представителем железнодорожной станции на 150-тонных вагонных весах. Взвешивание производится с обязательной остановкой и расцепкой вагонов. На ЖД весовой в ПК ККУ создается электронный документ ЖД- ТТН (железнодорожная накладная), которая содержит следующие данные:

• -    номер вагона
• -    станция отправления
• -    станция и дорога назначения
• -    отправитель
• -    получатель
• -    наименование культуры, класс
• -    номер удостоверения о качестве зерна
• -    масса брутто

В случае если ЖД весовая оборудована тензовесами, регистрация веса в ЖД-ТТН производится после нажатия кнопки «Взвесить» в ПК ККУ. Иначе вес брутто вносится весовщиком вручную. Данные взвешивания также фиксируются в весовом журнале ЗПП-29. После взвешивания и регистрации веса в системе, поле брутто в документе ЖД-ТТН блокируется и документу присваивается статус «БРУТТО». Далее вагон поступает на разгрузку.
Выгрузка зерна производится в соответствии с планом приемки и размещения зерна. Зерно размещается в отдельном силосе или складе, чтобы иметь возможность сделать повторные анализы в случае расхождения фактических показателей качества с данными, указанными в удостоверении о качестве зерна. В процессе выгрузки лаборантом отбираются пробы для анализа.
По окончании разгрузки вагон повторно поступает на ЖД весовую для определения веса тары. На рабочем месте весовщика в системе ККУ отображаются все заре-гистрированные ЖД-ТТН, имеющие статус «БРУТТО». Весовщик производит выбор документа соответствующего взвешиваемому в данный момент вагону и регистрирует показания весов в поле «Тара». Показатель веса нетто рассчитывается автоматически как разность между весом брутто и тары. По окончании взвешивания электронный документ ЖД-ТТН окончательно блокируется от внесения изменений и ему присваивается статус «НЕТТО». В случае выявления ошибок в ЖД-ТТН весовщиком выписывается акт на исправление изменений аналогичный тому, который выписывается на автовесовой, также аналогична вся процедура внесения исправлений в систему.

Лабораторный анализ образцов поступившего зерна

Лабораторный анализ среднесуточных образцов проводится на следующий день после поступления зерна в разрезе культур и хозяйств. В процессе проведения анализа лаборантом в ПК ККУ выполняется регистрация лабораторного анализа (создается документ «Карточка анализа зерна»). В форме данного документа  производится расчет среднего показателя влажности (в процентах) на основании введенных данных по замерам (весу навески) и средних показателей сорной, зерновой и масличной примесей (в процентах) на основании веса присутствующих в образце фракций, вводимых лаборантом.  Регистрация в ПК ККУ результатов анализа проб, отобранных при ЖД приемке, производится аналогично за исключением случаев наличия расхождений между данными поставщика и данными ПТЛ элеватора превышающих установленные нормы. В этом случае анализ производится силами Государственной хлебной инспекции и считается окончательным для приемки зерна. После регистрации анализа и сохранения карточек из системы распечатывается документы – «Карточка анализа зерна» по форме ЗПП-47, которые хранятся в лаборатории. На основании электронного документа «Карточка анализа зерна» из системы могут быть распечатаны журналы «Регистрация показателей влажности» по форме ЗПП-51 и "Регистрация лабораторных анализов" по форме ЗПП-49.

Оформление документов на поступившее зерно в оперативном отделе бухгалтерии.

Реестр ТТН.
До 12 часов  следующего рабочего дня бухгалтер оперативного отдела в ПК ККУ, инициирует функцию генерации реестров ТТН на основании электронных ТТН, которые прошли через весовую в течение суток и анализов среднесуточных образцов, сделанных лабораторией. В результате в системе ККУ формируются документы «Реестр ТТН» (в случае поступления зерна ЖД транспортом – акт на многовагонное поступление зерна ЗПП-14). Бухгалтер оперативного отдела проверяет правильность создания реестров, сверяя количество зерна, полученное в реестре с данными накладных, переданных в бухгалтерию с весовой.
Далее начальник ПТЛ открывает каждый созданный в ПК ККУ реестр и в поле «Анализ» производит выбор карточки анализа зерна, соответствующей данному реестру. При этом он не имеет прав на изменения других полей реестра, также как и бухгалтер не имеет доступа к полю «Анализ». После того как начальник ПТЛ со-хранил документ с установленным значением поля «Анализ», бухгалтер оперативного учета распечатывает реестр ТТН по форме ЗПП-3 «Реестр накладных на принятое зерно с определением качества по среднесуточному образцу». Старший мастер производственного участка ставит подпись под первым разделом реестра, подтверждая количество принятого зерна, начальник ПТЛ ставит подпись под вторым разделом реестра, подтверждая качество принятого зерна, после чего реестр возвращается в оперативный отдел. Для зерна поступающего в региональный фонд бухгалтер оперативного учета дополнительно указывает в реестре цену и номер договора и на основании этих данных формируется третий раздел реестра ТТН для регионального фонда. Реестр подписывается бухгалтерами оперативного отдела в графах "Составил", "Проверил" и одновременно в системе ККУ делается отметка о проверке реестра, в форме соответствующего документа, после чего документы «Реестр ТТН» и «Карточка анализа зерна» блокируется от изменений. На основании созданных документов производится запись в журнале количественно-качественного учета зерна по форме ЗПП-36 и лицевому счету контрагента, а также производится расчет количества оказанных услуг по приемке. Полученное количество услуг записывается в таблицу начислений по услугам для дальнейшего использования при выставлении счетов. Операции по выписке и оформлению реестра ТТН должны быть завершены не позднее 16-00 следующего рабочего дня после приемки зерна.

Складские квитанции на принятое зерно.

Приемная квитанция по форме ПК-10 автоматически формируется ПК ККУ на осно-вании реестра ТТН для зерна, принятого в региональный фонд.
Содержание документа:

• -    дата
• -    наименование фонда (региональный фонд - долги, региональный фонд - закупки)
• -    наименование поставщика
• -    культура, класс
• -    физическая масса
• -    зачетная масса
• -    стоимость с учетом качества
• -    причитающаяся по расчету сумма

Бухгалтер оперативного отдела распечатывает квитанцию в трех экземплярах. Квитанция подписывается Генеральным директором и главным бухгалтером или иными уполномоченными лицами, заверяется круглой печатью предприятия. Первый экземпляр передается хозяйству, завезшее зерно на элеватор, второй и третий экземпляр хранится в оперативном отделе бухгалтерии совместно с ТТН и реестром ТТН.
Приходная квитанция по форме ЗПП-13 автоматически формируется программой ККУ на основании реестра ТТН для коммерческого (давальческого) зерна.
Содержание документа:

• -    дата
• -    культура, класс
• -    вид поступления
• -    наименование владельца
• -    качественные показатели (влажность, сорная и зерновая примесь)
• -    физический вес

Бухгалтер оперативного отдела распечатывает квитанцию в трех экземплярах. Квитанция подписывается Генеральным директором (первая подпись), главным бухгалтером или бухгалтером ККУ (вторая подпись), заверяется круглой печатью предприятия. Первый и второй экземпляр квитанции выдаются представителю владельца зерна по предъявлении доверенности (форма М-2) на получение формы ЗПП-13, подписанной директором, главным бухгалтером и заверенной круглой печатью владельца зерна, будучи предварительно зарегистрирован в "Книге регистрации приемных квитанций".  В книгу заносятся:

• -    номер квитанции и реестра
• -    дата
• -    наименование владельца зерна
• -    подпись представителя владельца зерна

Приходная квитанция может быть выдана только при наличии подписанного и надлежащим образом оформленного договора с владельцем зерна и проверки полноты и правильности оформления пакета документов, приложенных к данному договору. Третий экземпляр приходной квитанции хранится в оперативном отделе бухгалтерии совместно с ТТН и реестром ТТН.

Сушка и подработка зерна.

Проведение сушки зерна.
Сотрудники лаборатории отбирают пробы и проводят анализы зерна до и после сушки. На основании данных лабораторного анализа в ПК ККУ заполняются две карточки анализа зерна по форме ЗПП-47, которые после печати на принтере хра-нятся в лаборатории.  По своему содержанию данные карточки аналогичны запол-няемым при приемке с тем отличием, что являются связанными и никогда не соз-даются по одной. На основании заполненных карточек в ПК ККУ генерируются в журналы «Регистрация показателей влажности» по форме ЗПП-51 и "Регистрация лабораторных анализов" по форме ЗПП-49. В лаборатории осуществляют текущий контроль за сушкой зерна, результаты фиксируются в журнале "Регистрация анализов при сушке зерна на зерносушилке".

Проведение подработки зерна.
Сотрудники лаборатории отбирают пробы и проводят анализы зерна до и после подработки и получившихся после подработки кормового зернопродукта и зерно-отходов. Количество зерна отправленного в подработку определяется по остатку в форме ЗПП-36. В случае если элеватор оборудован бункерными весами, то количество зерна до подработки определяется путем взвешивания. Вес зерна после подработки определяется как разность между весом до подработки и весом зерноотходов.
Взвешивание зерноотходов и кормового зернопродукта возможно либо с использо-ванием бункерных весов, либо, при отсутствии таковых, на автомобильных весах. После взвешивания негодные зерноотходы подлежат уничтожению, а кормовой зернопродукт отправляется на хранение. Результаты взвешивания кормового зер-нопродукта и негодных зерноотходов оформляются внутренним документом «На-кладная на ЗО», который передается в оперативный отдел бухгалтерии.
На основании «Накладной на ЗО» бухгалтер вносит количество полученных зер-ноотходов и кормового зернопродукта в систему ККУ.
На основании данных лабораторных анализов до и после очитки в системе ККУ заполняются  карточки анализа зерна по форме ЗПП-47, которые после печати на принтере хранятся в лаборатории. Карточки анализа зерна до и после подработки, и карточки анализа зерноотходов в системе ККУ являются связанными документами.
На основании документов «Накладная на ЗО» и «Карточка анализа зерна» в ПК ККУ создается документ «Реестр накладных ЗО». Процедура проведения данного документа аналогична проведению документа «Реестр ТТН» при приемке зерна.  Номер анализа и качественные показатели кормового зернопродукта и зерноотходов проставляются в «Реестр накладных ЗО» (автоматически при выборе начальником ПТЛ карточки в форме документа). В связи с тем, что очистка зерна происходит обезличенно, кормовой зернопродукт и зерноотходы приходуются на специально созданный элемент справочника «Контрагенты», созданный для оформления операций данного типа. Распределение зерноотходов и кормового зернопродукта по клиентам производится позднее при формировании актов ЗПП-34 по клиентам.  

Оформление результатов сушки и подработки зерна.

Для оформления операций по обработке зерна на элеваторе используется комби-нированный бланк-форма № 34, содержащий распоряжение и акт на подработку и сушку. На основании данных лабораторного анализа и взвешивания зерновых от-ходов после подработки, начальник ПТЛ составляет акты-распоряжения на сушку, очистку зерна по форме ЗПП-34 (в трех экземплярах) не реже двух раз в месяц с распределением по клиентам и по культурам.
Содержание документа:

• -    дата составления акта-распоряжения
• -    оборудование, на котором произведена очистка (сушка)
• -    сроки начала и окончания работ
• -    качественные показатели зерна до и после очистки (сушки)
• -    количество образовавшихся отходов (по категориям)
• -    снижение массы зерна в результате очистки (сушки)

На основании данных лабораторного анализа и количества кормового зернопродукта и зерновых отходов, полученных в результате подработки, в ПК ККУ автоматически создаются акты ЗПП-34. Для этого начальник лаборатории запускает обработку «Автоматическое формирование ЗПП-34», результатом работы которой являются готовые документы по культуре в целом и по клиентам. Исходными данными для генерации ЗПП-34 являются: лабораторный анализ зерна до и после подработки, анализ кормового зернопродукта и зерноотходов, документ «Реестр накладных ЗО», отражающий количество кормового зернопродукта и отходов, полученных за период.
Алгоритм работы обработки имеет вид:

• -    Проверяется наличие нераспределенных зерноотходов и кормового ЗП, и про-изводится их выборка;
• -    Проверяется наличие контрагентов ожидающих очереди на распределение ЗО и КЗП и производится их выборка;
• -    Определяется количество и качество продукта до подработки на основании данных об отгруженном продукте и данных по качеству до отгрузки продукта.
• -    Производится расчет количества зерноотходов и побочного продукта для данного контрагента.
• -    Заполняется Акт-распоряжение ЗПП-34 на данного контрагента
• -    Производится расчет количества услуг за очистку зерна. Результаты расчета записываются в таблицу начислений услуг для дальнейшего выставления счетов контрагентам.

Акт-распоряжение заверяется подписями начальника ПТЛ, инженера-технолога (при сушке), старшего мастера производственного участка, бухгалтера оперативного отдела, утверждается генеральным директором. Акты – распоряжения передаются на хранение в бухгалтерию. Бухгалтер оперативного отдела проверяет оформление актов-распоряжений на сушку, очистку зерна по форме ЗПП-34, наличие подписей. Первый экземпляр акта-распоряжения хранится в бухгалтерии, второй отдается клиенту, третий экземпляр передается на хранение старшему мастеру производственного участка.

Хранение зерна

В лаборатории ведется качественный учет зерна по культурам и местам хранения в соответствии с "Инструкцией по хранению продовольственного и фуражного зерна и зерновых продуктов". Ежемесячно проводится полный анализ зерна по силосам (складам) и заполняется журнал по форме ЗПП-66 " Журнал наблюдения за хранящимся зерном ". Оформление хранения зерна и начисление услуг по хранению производится автоматически в ПК ККУ на основании данных о количестве зерна на лицевых счетах контрагентов. Алгоритм расчета количества услуг по хранению выглядит следующим образом:
-    Поиск в базе данных последнего документа по начислению услуг хранения и определение его даты. Эта дата будет являться начальной датой для расчета.
-    Определяется количество продукта, который находился на хранении каждый день в рассчитываемом периоде.
-    Выполняется расчет количества услуг по хранению зерна. Результаты расчета записываются в таблицу начислений услуг для дальнейшего выставления счетов контрагентам.

Количественно-качественный учет зерна в оперативном отделе бухгалтерии.

Учет ведется в книгах по форме ЗПП-36. Данные книги автоматически формируются в ПК ККУ в виде отчетов по культурам, годам урожая, клиентам.
Регистрируются следующие показатели:

• -    дата
• -    номер документа
• -    номер анализа
• -    откуда поступило (кому отпущено)
• -    влажность, %
• -    сорная примесь, %
• -    масса (по приходу/по расходу)
• -    центнеро-проценты по влажности и по сорной примеси (по приходу/по расходу)
• -    остаток

Ежемесячно по состоянию на последнее число месяца книги ЗПП-36 распечатыва-ются, заверяются подписями старшего мастера производственного участка, на-чальника лаборатории, главного бухгалтера и хранятся в оперативном отделе бух-галтерии.

Складской учет зерна.

Складской учет зерна ведется в ПК ККУ в виде отчета по форме ЗПП-37 раздельно по культурам, сортам, клиентам. ЗПП-37 содержит данные по начальным остаткам на начало периода, поступлениям и расходу за период, а также конечному остатку. Для формирования отчета используются данные реестров накладных по поступлению и расходу зерна, зерноотходов и кормовых зернопродуктов, а также акты на сушку и подработку зерна (ЗПП-34). Старший мастер ежедневно распечатывает отчет и сверяет полученные данные с данным сменных мастеров. Ответственность за ведение складского учета несет старший мастер производственного участка.

Переоформление зерна, хранящегося на элеваторе,  на имя другого клиента.

Владельцу зерна необходимо за три дня до предполагаемого переоформления оформить Заявку в оперативном отделе элеватора. В ПК ККУ на основании пре-доставленных документов бухгалтером оперативного учета заполняется документ «За-явка на отгрузку (переоформление)». Заявка является внутренним документом программы и печатной формы не имеет. Перед подачей заявки представители обеих сторон (либо, в случае отгрузки, только представитель поклажедателя, отгружающего зерно) согласовывают с начальником ПТЛ качество зерна по переоформлению (отгрузке). Начальник ПТЛ ставит резолюцию на обоих письмах с указанием качественных показателей зерна.
Содержание заявки:

• -    номер и дата подачи заявки
• -    контрагент (предприятие, с лицевого счета которого будет производиться пе-реоформление)
• -    продукт
• -    год урожая
• -    количество
• -    качественные показатели (в соответствие с резолюцией начальника ПТЛ на письмах)

Перед проведением в системе документа «Заявка на отгрузку (переоформление)» автоматически проверяется остаток зерна на лицевом счете контрагента с учетом количества и качества продукта заявленного к отгрузке (переоформлению). В случае если остаток продукта меньше чем количество, заявленное к переоформлению, система выдает предупреждение и блокирует возможность проведения операции отгрузки (переоформления). Вторым условием успешного завершения операции является отсутствие задолженности по услугам элеватора у контрагента, заявившего об отргрузке (переоформлении). Проверка на наличие задолженности выполняется системой автоматически по данным о начислениях за услуги элеватора (таблица начислений по услугам в системе ККУ) и данных о выставленных, но не оплаченных счетах (данные из бухгалтерского учета). Если системой обнаружена задолженность, то операция также блокируется до погашения задолженности. В некоторых случаях возможна отргузка (переоформление) продукта при наличии задолженности. По решению руководства элеватора обеспечением задолженности может являться зерно, которое имеется в наличии у контрагента, заявившего об отгрузке (переоформлении). В этом случае в системе необходимо вести справочник текущих цен на продукты, который заполняется сотрудниками коммерческого отдела и при проведении заявки системой может быть рассчитана общая стоимость продукции, находящейся на хранении у данного контрагента за вычетом количества зерна заявленного к отгрузке(переоформлению). Если стоимость продукции превышает задолженность контрагента, то система позволяет произвести операцию.

Проведение операции переоформления.
Возможны два варианта указания качества зерна при переоформлении. Во первых - может быть указано качество зерна, которое контрагент указал в заявке на пере-оформление (качество, которое он желает получить) и одобренное начальником лаборатории. Во вторых – качество зерна может быть рассчитано системой автома-тически на основании данных о поступившем и отгруженном зерне данного контрагента, а также данных о проведенной сушке или очистке зерна (предвари-тельный акт-расчет). Причем если данный контрагент не производил операции отгрузки зерна или завезенное им зерно не проходило через сушку и очистку, то показатели качества берутся как средние по приходу.  
На основании документа «Заявка на отгрузку (переоформление)» при условии прохождения всех проверок по количеству, качеству и отсутствию задолженности в системе количественно-качественного учета создается документ «Переоформление», который непосредственно производит движение по лицевым счетам контрагентов и книге количественно качественного учета ЗПП-36. На основании данных документа «Переоформление» система позволяет произвести печать переводного реестра и складской квитанции на принятое зерно ЗПП-13.

Отгрузка зерна автомобильным транспортом.

На основании документа «Заявка на отгрузку (переоформление)» при условии прохождения всех проверок по количеству, качеству и отсутствию задолженности в системе количественно-качественного учета создается документ «Приказ на отгрузку» (ЗПП-16), который распечатывается и передается на подпись начальнику ПТЛ, главному бухгалтеру и руководителю предприятия. После подписания документ проводится бухгалтером в ПК ККУ и становится доступен с рабочего места весовщика.
Весовщик на основании приказа на отгрузку создает документы «Расходная на-кладная» (далее ТТН) по форме СП-31 на каждый автомобиль, проходящий взве-шивание и сохраняет их в системе ККУ. После этого производится взвешивание ав-томобиля с целью определения веса тары, который заносится в ТТН. В случае если весовая оборудована тензовесами, то для регистрации веса весовщику необходимы выбрать созданный документ ТТН в нажать кнопку «ВЗВЕСИТЬ». После чего вес автомобиля устанавливается в поле «ТАРА» соответствующей ТТН. Если весовая не оборудована электронными весами, то вес тары в накладную вносится весовщиком вручную. По окончании взвешивания поле «ТАРА» в ТТН автоматически блокируется, а записи в БД присваивается статус «ТАРА». Далее автомобиль поступает на погрузку после чего возвращается на весовую для определения веса «НЕТТО».
Весовщик в ПК ККУ выбирает соответствующую запись ТТН и производит взвеши-вание автомобиля. Данная процедура аналогична взвешиванию тары, с тем отличием, что вес автомобиля с зерном регистрируется в поле «БРУТТО» ТТН. Вес нетто рассчитывается системой автоматически как разность между весом брутто и тары. Документу ТТН присваивается статус «НЕТТО».
Данные по всем операциям взвешивания автомобилей фиксируются в весовом журнале ЗПП-28.
После взвешивания автомобиль поступает на визировку, где производится отбор проб. На рабочем месте сотрудника визировочной станции отображается список всех ТТН автомобилей прошедших этап взвешивания брутто. После отбора пробы лаборант производит регистрацию ее номера в соответствующей ТТН. В связи с тем, что по желанию клиента карточка анализа зерна может выдаваться как на каждый автомобиль, так и на партию отгружаемого зерна в целом существует два варианта указания номера пробы в ТТН. Первый – лаборант указывает уникальный номер в каждой накладной (для последующего создания корточек анализа зерна для каждого автомобиля), второй – указывается один номер пробы для всех накладных отгружаемой партии (для создания карточки анализа на партию в целом).
Пробы зерна с визировочной станции поступают в лабораторию, где проводится анализ, аналогичный лабораторному анализу среднесуточного образца в ходе приемки зерна. На основании данных анализа в ПК ККУ выписываются карточки анализа зерна по форме ЗПП-47, которые после печати хранятся в лаборатории. В конце каждой смены на основании созданных карточек анализа из системы произ-водится печать журналов " Журнал регистрации показателей влажности " по форме ЗПП-51 и "Регистрация лабораторных анализов" по форме ЗПП-49. Данные по среднему качеству отпущенного зерна (влажность, сорная примесь) проставляются на бланке приказа.

Отгрузка зерна ЖД  транспортом.

Локомотив элеватора подает вагоны на железнодорожную весовую. Весовщик на основании приказа на отгрузку создает документы «Расходная накладная» (далее ТТН) на каждый вагон, проходящий взвешивание и сохраняет их в системе ККУ (данный документ является внутренним и служит для составления ведомости на-кладных ЗПП-20). После этого производится взвешивание вагона с целью определения веса тары, который заносится в ТТН. В случае если весовая оборудована тензовесами, то для регистрации веса весовщику необходимы выбрать созданный документ ТТН в нажать кнопку «ВЗВЕСИТЬ». После чего вес вагона устанавливается в поле «ТАРА» соответствующей ТТН. Если весовая не оборудована электронными весами, то вес тары в накладную вносится весовщиком вручную. По окончании взвешивания поле «ТАРА» в ТТН автоматически блокируется, а записи в БД присваивается статус «ТАРА». Далее вагон поступает на погрузку. В процессе погрузки зерна лаборант отбирает пробы для определения качества отгружаемого зерна. После погрузки вагон возвращается на весовую для определения веса «НЕТТО».
Весовщик в ПК ККУ выбирает соответствующую запись ТТН и производит взвеши-вание вагона. Данная процедура аналогична взвешиванию тары, с тем отличием, что вес вагона с зерном регистрируется в поле «БРУТТО» ТТН. Вес нетто рассчитывается системой автоматически как разность между весом брутто и тары. Документу ТТН присваивается статус «НЕТТО». На основании созданных в ПК ККУ накладных весовщик составляет ведомость железнодорожных накладных на отгрузку хлебопродуктов (в трех экземплярах) по форме ЗПП-20. На ведомости ставятся подписи материально-ответственного лица, сдавшего груз, и представителя клиента, принявшего груз. Материально-ответственное лицо сверяет подпись клиента в доверенности с подписью в ведомости железнодорожных накладных. Первый эк-земпляр ведомости прилагается к приказу и доверенности, второй забирает клиент для выписки железнодорожных накладных на станции, третий экземпляр остается на железнодорожной весовой.
Пробы зерна, отобранные в процессе погрузки, попадают в лабораторию. Лабора-торный анализ может проводиться по каждому вагону в отдельности или по от-гружаемой партии в целом. Проводится анализ, аналогичный лабораторному анализу среднесуточного образца.  На основании данных лабораторного анализа в ПК ККУ производится выписка карточек анализа зерна по форме ЗПП-47, которые хранятся в лаборатории. В некоторых случаях качество отгружаемой партии определяется инспектором ГХИ, который выписывает сертификат качества. В этом случае в лабораторных журналах регистрируется качество, указанное в сертификате качества ГХИ.
Начальник ПТЛ заносит в ведомость железнодорожных накладных номера удосто-верений о качестве зерна и фактические показатели качества отгруженного зерна.

Учет отгруженного зерна в оперативном отделе бухгалтерии.

На следующий за отгрузкой день из лаборатории приказ, доверенность, ведомость железнодорожных накладных, передаются в бухгалтерию. Бухгалтер оперативного отдела в ПК ККУ запускает автоматическую функцию пакетной генерации реестров ТТН. Результатом работы данной функции являются сформированные реестры ТТН, созданные на основании данных из товарно-транспортных накладных за-регистрированных на авто или ЖД весовой. По окончании генерации реестров начальником ПТЛ в них проставляется номер карточки лабораторного анализа (качественного удостоверения)  аналогично тому, как это происходит при приемке. После указания качества и проверки  реестры ТТН блокируются от изменений, и одновременно производится начисление услуг за отгрузку зерна. Количество оказанных услуг по отгрузке сохраняется в таблице начисленных услуг для даль-нейшего выставления счетов.

Составление акта-расчета.

По окончании отпуска всей расходуемой партии зерна, принадлежащей данному клиенту, бухгалтером оперативного отдела из ПК ККУ распечатывается акт-расчет  в двух экземплярах по форме, приложенной к Договору на оказание услуг элеватором. Ставится подпись бухгалтера оперативного отдела и главного бухгалтера. Начальник ПТЛ проверяет правильность расчетов по списанию (начислению) за счет улучшения качества партии и заверяет акт своей подписью. Старший мастер знакомится с актом-расчетом и ставит свою подпись. Акт-расчет утверждается Генеральным директором. После утверждения акта-расчета директором элеватора оба экземпляра передаются в бухгалтерию, где клиент ставит свою подпись на акте-расчете. Акт-расчет заверяется штампом и печатью предприятия. Один экземпляр отдается клиенту, второй остается на хранении в бухгалтерии.

Составление акта зачистки.

Зачистка производится при полном израсходовании партии зерна, хранившейся в элеваторе или в складе, или при небольшом остатке – до 200 т. Зачистка осуществляется с целью проверки количественно-качественной сохранности партии зерна, установления недостач или излишков и причин их образования. Зачистку проводит комиссия в составе руководителя предприятия, руководителя лаборатории и главного бухгалтера при участии материально ответственного лица и оформляется актом по форме ЗПП-30, в котором путем сравнения зерна по приходу с массой зерна по расходу (с учетом остатков) устанавливают, имеется ли недостача или излишек зерна по данной партии. Данный документ составляется автоматически системой ККУ на основании данных из книги количественно качественного учета (ЗПП-36). Оформление актов зачистки партий зерна проводят в соответствии с  «Порядком учета зерна и продуктов его переработки»,  утвержденным Приказом ГХИ при правительстве РФ №29 от 08.04.2002г. и рекомендациями по заполнению отраслевых форм учетных документов, утвержденными Приказом  ГХИ при правительстве РФ № 20 от 04.04.2003г.  Акт по форме ЗПП-30 составляется в 3-х экземплярах в пятидневный срок со дня полного израсходования партии.

Операции по выписке и учету счетов-фактур на услуги элеватора.

Счета-фактуры на услуги элеватора выписываются в программе:

• -    в течение месяца по запросу владельца зерна или при окончательном отпуске партии зерна (переоформлении на другого клиента)
• -    в конце месяца по состоянию на последнее число месяца в срок до 12-00 3 рабочего дня следующего месяца

Основанием для выписки счетов-фактур являются договора на услуги элеватора с приложениями и информация о фактически оказанных объемах услуг из ПК ККУ.
Записи об оказанных услугах производятся автоматически при формировании со-ответствующих документов в системе ККУ. Количество в таких записях указывается как положительное число. При выставлении счетов в программе  (проведении документа «Оказание услуг сторонним организациям») в таблице автоматически делаются записи, количество в которых указано отрицательным числом. Таким образом, из данной таблицы в любой момент времени можно получить количество оказанных услуг, на которые еще не выставлены счета.
Например  при проведении в ПК ККУ документа Реестр ТТН на поступление зерна в таблице делается запись с положительным количеством услуг. Затем проведении  документа «Оказание услуг сторонним организациям» из таблицы запрашивается количество услуг и запись с отрицательным количеством. При этом существует возможность частичного выставления счета или получение аванса.