3. Оформление поступления сырья, зерна и продуктов его переработки

3.1. Поступление зерна автомобильным транспортом через автомобильные весы.
3.1.1. Основной первичный документ, на котором базируется весь процесс оформления, это «Товарно-транспортная накладная (зерно))» (Приложение 18 типовая межотраслевая форма № СП-31) . При отправке зерна на собственном транспорте грузоотправители выписывают ТТН (Приложение 18) от двух до четырех экземплярах, из которых первый остается на предприятии, а остальные возвращаются грузоотправителю.
Накладные выписываются на каждую автомобильную партию (отдельный автомобиль, или автомобиль (трактор) с прицепом).
В случае доставки зерна без ТТН, сменный работник лаборатории составляет в присутствии представителя грузоотправителя или шофера акт на поступление зерна автомобильным транспортом, в котором указываются следующие данные:
- наименование грузоотправителя;
- номер автомобиля и наименование его владельца;
- культура;
- вес груза по путевому листу;
- вид сдачи.

 Оформленные акты используются в порядке, установленном для накладных. Акты, по требованию сдатчика, могут оформляться от двух до четырех экземпляров.

3.1.2 Поступившее зерно  на предприятие должно сопровождаться документом подтверждающим его качество (сертификат соответствия, декларация о соответствии, сертификат качества, удостоверение о качестве, ветеринарное свидетельство;  карантинный сертификат ), который регистрируется сменным работником ПТЛ в «Журнале регистрации сопроводительных документов на зерно, поступающего автомобильным транспортом» (Приложение 5 )

 3.1.3. На протяжении рабочих суток сменный работник лаборатории встречает автомобили, прибывшие с зерном на предприятие, и производит отбор проб. Проводит первичный анализ влажности, зараженности и органолептическим показателям зерна, которым и руководствуется при дальнейшем размещении поступившей партии.
По результатам первичного анализа на ТТН (Приложение 18 типовая межотраслевая форма № СП-31) лаборант записывает следующие показатели:
- банка №;
- склад;
- завальная яма №;
- силос №
и подтверждает эти данные своей подписью.
Затем результаты анализа заносятся лаборантом в «Журнал регистрации первичных анализов зерна, поступающего автомобильным транспортом» (Приложение 7). Данный журнал хранится в лаборатории и в конце года сдается в архив.
    
    3.1.4. В случае, если при первичном анализе обнаружены отклонения по качеству от требований нормативных документов и договоров, поступившее сырье принимается на ответственное хранение до получения необходимых документов. При этом начальник ПТЛ оформляет «Распоряжение о приеме зерна на ответственное хранение» (Приложение 6).

3.1.5. Следующая операция – занесение данных в информационную систему предприятия «КЛАРИС».  
При этом лаборант должен отслеживать правильность вводимой информации по информационным окошкам.

Примечание: в случае  поступления автопоездов с габаритами, превышающими размер весовой платформы – данные в информационную систему заносятся раздельно  (двумя документами). Сначала заносится номер образца и номер автомобиля – тягача, затем номер образца и номер прицепа.

 3.1.6. По истечении рабочих суток из единичных образцов, ссыпанных в отдельную банку, составляется среднесуточный образец, который передается в производственную лабораторию для определения качества среднесуточного анализа зерна.
На основании полного анализа образцов  лаборантом ПТЛ (назначенным лицом) заполняются карточки анализа зерна (Приложение 8 «форма № ЗПП-47»). Карточки подшиваются согласно нумерации в папку и в конце года сдаются в архив. На основании карточек производятся записи в «Журнал регистрации лабораторных анализов среднесуточных проб при приемке зерна» (Приложение 9 «форма № ЗПП-49»). Данный журнал хранится в лаборатории и в конце года сдается в архив.

В  случае  выявления  расхождений  по  качеству  поступившего   зерна  специалист лаборатории оформляет акты в порядке, установленном в разделе № 4 настоящего Положения.

    3.1.7. После прохождения автомашины с зерном входного контроля на визировочной лаборатории и занесения специалистом ПТЛ данных об автомашине в информационную систему предприятия КЛАРИС, автомашина поступает на взвешивание на автомобильные весы.
Взвешивание автомашин, загруженных зерном, а также после их разгрузки, производится без водителя, который в момент взвешивания автомобиля должен выходить из кабины.
Весовщик автомобильных весов получает от водителя или от представителя поставщика все экземпляры ТТН, и после взвешивания автомобиля с зерном заносит в ИС «Кларис» следующие данные: времени прибытия автомобиля, номер накладной, наименование сдатчика, номер автомобиля и прицепа, наименование культуры и вес брутто. После этого он указывает, на первом экземпляре накладной порядковый № записи в «Журнале регистрации взвешивания грузов на автомобильных весах» (Приложение 8 форма № ЗПП-28), № автовесов и вес брутто, заверяя эти данные своей подписью.
Взвешивание автомашин с зерном производится при условии, что полный вес автомашины не превышает предельной грузоподъемности автовесов.
При взвешивании автопоездов с габаритами, превышающими размер весовой платформы,  взвешивание производится раздельным методом. Сначала взвешивается тягач с отцепленным прицепом, затем взвешивает отдельно прицеп.

Примечание: с целью получения достоверного веса, прицеп должен быть полностью отсоединен от тягача.

 В этом случае, данные в информационную систему предприятия заносятся раздельно. Автопоезд разбивается на два документа (две машины). Сначала заносится информация по тягачу, затем по прицепу.

3.1.8. После определения веса брутто, автомобиль направляется для разгрузки. Материально-ответственное лицо (доверенное лицо, назначенное распоряжением по цеху ),  забирает у водителя товарно-транспортную накладную и направляет автомобиль на завальную яму, которая указана визировочной лабораторией. После разгрузки автомобиля с зерном делает запись в «Журнале учета разгрузки зерна» (Приложение 10), на ТТН (Приложение 18 типовая межотраслевая форма № СП-31) указывает № завальной ямы куда принято зерно, подтверждают эту отметку своей подписью и направляет автомобиль на весовую для взвешивания тары.
Сменный мастер элеватора ведет размещения зерна по силосам, согласно распоряжения старшего сменного лаборанта визировочной лаборатории, с отметкой в рабочем журнале элеватора.

3.1.9. Весовщик автомобильных весов после взвешивания порожнего автомобиля заносит в КИС «Кларис» время убытия автомобиля, вес тары и нетто.
После этого  указывает на лицевой стороне первого экземпляра накладной время убытия автомобиля, вес тары и вес нетто, заверяя эти данные своей подписью.
После этого весовщик заполняет на остальных экземплярах товарно-транспортной накладной вес брутто, тары,  нетто и заверяет эти данные своей подписью и штампом предприятия и отдает их водителю (представителю поставщика).
 Весовщику запрещается взвешивать порожний автомобиль без подписи МОЛ в ТТН о приеме сырья.
Первый экземпляр ТТН остается у весовщика.
3.1.10. Первые экземпляры всех ТТН вместе с «Отчетом о поступлении зерна через автовесы» (Приложение 12) не позднее 9 часов утра следующего рабочего дня должны быть переданы бухгалтеру оперативного отдела по учету зерна (назначенному лицу).
Бухгалтер оперативного отдела по учету зерна (назначенное лицо) сверяет количество полученных ТТН с отчетом, наличие в них необходимых реквизитов и подписей в соответствии с данным Положением, а так же проверку достоверности введенной в систему информации с данными ТТН.
В случае некорректности введенной информации бухгалтер оперативного отдела (назначенное лицо) имеет право произвести корректировку документа на основании акта установленной формы формы.
Затем во вкладном листе журнала формы № ЗПП-28 (Приложение 8)  записывает «сверено» и заверят своей подписью
Проверенные экземпляры товарно-транспортных накладных (Приложение 18 типовая межотраслевая форма № СП-31) бухгалтер оперативного отдела (назначенное лицо) раскладывает по номеру банки и владельцу зерна и формирует I раздел «Реестров товарно-транспортных на принятое зерно с определением качества по среднесуточной пробе» (Приложение 11 форма № ЗПП-3).
По окончании заполнения раздела I всех реестров (Приложение 11 форма №ЗПП-3 производит проверку весовых показателей с тем, чтобы вес нетто по «Отчету о поступлении зерна через автовесы» (Приложение 12) была равна весу нетто, указанному в итогах раздела I всех реестров.
Раздел I всех реестров (Приложение 11 форма № ЗПП-3) должны быть заполнены на следующий день после приемки зерна до 12 часов 00 минут.

3.1.11. После формирования раздела I всех реестров (Приложение 11 форма № ЗПП-3) ответственный работник производственной лаборатории до 13 часов 00 минут на основании карточек анализа зерна (Приложение 8 «форма № ЗПП-47») заполняет в разделе II показатели лабораторных анализов среднесуточного образца.

3.1.12. На основе показателей лабораторного анализа, проверенного физического веса бухгалтер оперативного отдела в соответствии с заключенными договорами до 15 часов 00 минут заполняет III раздел реестра (Приложение 11 форма № ЗПП-3).
Затем на основании реестров (Приложение 11 форма № ЗПП-3), в случае если зерно поступает в порядке:
- закупа в федеральный или региональный фонды формирует «Приемную квитанции на закупку зерновых и масличных культур (Приложение 11б №ЗПП-10);
- закупа на собственные нужды (денежный расчет, обмен на услуги, комбикорма, муку и т.д), а также принятого зерна на ответственное хранение от контрагентов формирует «Квитанции на приемку хлебопродуктов в порядке обмена и прочего поступления» (Приложение 11в форма № ЗПП-13).
После этого распечатывает в двух экземплярах сформированные реестры (Приложение 11 форма № ЗПП-3), «Перечень реестров товарно-транспортных накладных на отправку зерна, семян масличных культур и трав» (Приложение 11а форма № ЗПП-5). Заверяет их своей подписью и передает их вместе с приложенными к ним ТТН (Приложение 18 типовая межотраслевая форма № СП-31) и «Отчетом о поступлении зерна через автовесы» (Приложение 12) соответствующим материально-ответственным лицам для проверки правильности включения накладных в реестры и точности определения веса нетто принятого зерна.

3.1.13. После окончания проверки материально-ответственное лицо подписывает все реестры (Приложение 11 форма № ЗПП-3), Перечни реестров (Приложение 11а форма № ЗПП-5). Заносит данные Перечня реестров (Приложение 11а форма № ЗПП-5) в «Журнал учета приходных документов» (Приложение 54). Второй экземпляр Перечня реестров (Приложение 11а форма № ЗПП-5) подшивается в папку приходных документов в хронологическом порядке  и вместе с «Журналом учета приходных документов» (Приложение 54) хранятся у МОЛ, а в конце года они сдаются в архив.
Первые экземпляры перечня реестров (Приложение 11а форма № ЗПП-5) вместе с товарно-транспортными накладными (Приложение 18 типовая межотраслевая форма № СП-31) и  «Отчетом о поступлении зерна через автовесы» (Приложение 12) прилагаются к «Отчету о движении хлебопродуктов и тары на элеваторах и складах» (Приложение 13 форма № ЗПП-37) и развернутому отчету (Приложение 55), и до 15 часов 30 минут вместе со всеми реестрами (Приложение 11 форма № ЗПП-3) возвращаются в оперативный отдел.

3.1.14. Бухгалтер оперативного отдела получив документы до 16 часов 00 минут распечатывает ___ экземпляра квитанций форма № ЗПП-10 (Приложение 11б) и форма № ЗПП-13 (Приложение 11в). Затем вместе с реестрами (Приложение 11 форма № ЗПП-3) несет на подпись должностным лицам которые и должны расписаться в следующем порядке
 
Должность    Время    ЗПП-3    ЗПП-10, ЗПП-13
Руководитель лаборатории    до 16.15    да    нет
Главный бухгалтер    до 16.30    да    да
Генеральный директор    до 16.45     нет    да

Затем на первые экземпляры реестров и квитанций ставится угловой штамп предприятия, и под роспись во вторых экземплярах выдаются сдатчикам зерна.