Акт-рекламацию формы № 3ПП-54 составляют в 4-х экземплярах: первый – отправителю, второй – региональному подразделению РГХИ отправителя груза, третий – региональному подразделению РГХИ получателя груза, четвертый – остается на предприятии-получателе.
    Заключение регионального управления РГХИ является обязательным для отправителя и получателя. На основании этого заключения и акта-рекламации ответственная служба получателя составляет претензию и вместе с актом-рекламацией, сертификатом или удостоверением РГХИ на анализ образца направляет  документы непосредственно отправителю и региональному  подразделению РГХИ по месту отгрузки не позднее месячного срока. Срок исчисления  считается с момента составления акта-рекламации.
    
    Вышеизложенный порядок оформления претензий по качеству с участием РГФИ применяется только в тех случаях, если иной порядок приема продукции по качеству и количеству не оговорен в договорах с грузоотправителем (поставщиком).

4.3.2. В тех случаях, когда груз выдан органам транспорта (перевозчику) без проверки состояния (качества), массы и количества мест грузов в соответствии с действующими правилами, когда поставщиком неосновательно отказано органам транспорта (перевозчику) в праве составления коммерческого акта при сдаче груза получателю, количественно-качественная приемка продукции осуществляется в порядке, установленном нормативной документацией и договором между получателем и поставщиком.

4.3.3. В случаях отказа лаборатории принять несоответствующую по качеству продукцию по причинам, не зависящим от транспортной организации (перевозчика), служба, ответственная за исполнение договора с данным поставщиком (далее - ответственная служба), обязана в соответствии с условиями договора решить вопрос с поставщиком о переадресовке или возврате груза грузоотправителю. В этих случаях стоимость перевозки груза в оба конца, а также штраф за простой\использования транспорта оплачивается грузоотправителем.
4.4. В случае выявления расхождений по количеству или по качеству, поступившего зерна, весовщики либо специалист ПТЛ (в зависимости от сферы ответственности) сообщают об этом ответственной службе  о выявленных несоответствиях.
Ответственная служба обязана  заключать договора на поставку сырья таким образом, чтобы имелась возможность оформления коммерческого акта в соответствии с требованиями договора в момент выявления расхождений по количеству или по качеству сырья и обеспечивать исполнение данных условий договоров.
4.5. Претензии на недостачу и некачественную продукцию предъявляются
транспортным органам или отправителю груза в порядке, регламентированном в
 СТП-СМК-02.7.10-04-2003 «Анализ требований, относящихся к продукции».